退職届の書き方と封筒マナー完全版！用紙選びから渡し方まで徹底解説

退職の意思を正式に会社へ伝える際に欠かせない「退職届」。しかし、いざ手元で準備を始めると、封筒の選び方やペンの種類、三つ折りの折り方、書き方の作法など、判断に迷う細かいビジネスルールが数多く存在します。

退職の手続きは、これまでの感謝を示し、円満に次のキャリアへ踏み出すための大切なステップです。マナーを欠いた書類を提出してしまうと、思わぬ摩擦や手続きの遅れを招きかねません。本稿では、白封筒の選び方から縦書きの正しいレイアウト、手渡し・郵送それぞれの渡し方まで、失敗しないための実践ポイントを詳しく整理しました。

📌 【この記事の重要ポイントまとめ】

• 要点1：封筒は「白無地・郵便番号枠なし」が鉄則であり、用紙サイズに合わせて長形3号または4号を選ぶ。
• 要点2：本文は油性黒ボールペンでの縦書きが基本となり、三つ折りにして向きを揃えて封筒へ収める。
• 要点3：手渡し時は原則として糊付け不要、郵送時は添え状を同封して追跡可能な方法で送付する。

【基本ルール】退職願と退職届の違いとは？自己都合退職理由の書き方

書類を作成する前に、まず明確にしておきたいのが「退職願」と「退職届」の違いです。似た名称ですが、法的な意味合いや提出するタイミングが大きく異なります。

退職願は「退職させてほしい」と会社に対して合意解約を打診・願い出る書類です。会社側が承諾するまでは撤回が可能な場合もあります。一方の退職届は、すでに退職交渉がまとまった後、あるいは確定した退職の意思を一方的に通知・確定させる書類であり、提出後の撤回は原則としてできません。

一般的に、転職や家庭の事情といった自己都合退職理由の書き方としては、詳細な個人的背景を書く必要はなく、「一身上の都合により」と簡潔に記載するのがビジネス上の確立されたルールです。会社都合退職（倒産や解雇など）の場合は表記が異なりますので、事前に退職の合意内容を確認しておきましょう。

【見本付き】退職届の正しい書き方｜縦書きのレイアウトとボールペン油性黒の指定

退職届は正式なビジネス文書であるため、手書きする場合は黒のインクを使用します。摩擦で消えてしまうフリクションペンや薄い鉛筆は厳禁です。滲みにくく長期保管に適した退職届ボールペン油性黒、もしくは耐水性のあるゲルインクボールペン、万年筆を用意しましょう。

便箋は、白無地または薄い縦罫線が入ったB5またはA4サイズを使用します。以下が縦書きの標準的なレイアウトです。

【退職届の縦書き見本構成】

1. 表題：1行目の中央やや上に「退職届」と明記。
2. 導入句：2行目の最下部に「私儀」（または「私事」）と小さめに配置。
3. 本文：3行目から「このたび、一身上の都合により、令和○年○月○日をもって退職いたします。」と記載。
4. 提出日：本文から1行空け、上部に提出日（令和○年○月○日）を記入。
5. 署名・捺印：提出日の次の行の下部に、所属部署と自分の氏名を書き、名前の横（または下）に認印をまっすぐ押印（シャチハタは不可）。
6. 宛名：最後の行に、会社の正式名称と最高責任者の役職・氏名（例：「○○株式会社 代表取締役社長 ○○殿」）を、自分の氏名よりも高い位置から書き始める。

【失敗しない封筒選び】退職届封筒サイズと「白無地・郵便番号枠なし」の鉄則

退職届を入れる封筒選びにも、厳格なマナーが存在します。最も重要なのは、茶色いクラフト封筒（事務用封筒）を避け、中身が透けない二重構造の白封筒を選ぶことです。

手渡しで提出する場合、表面に赤枠の郵便番号欄がない退職届白無地封筒郵便番号枠なしを用意するのが正礼装のマナーとされています。郵便番号枠は本来、郵便物を仕分けるための記号であるため、直接手渡しする書類には不要であるためです。

退職届封筒サイズは、使用する用紙の大きさに合わせて次のように選択します。

・A4サイズの用紙：長形3号（長3・横120mm×縦235mm）
・B5サイズの用紙：長形4号（長4・横90mm×縦205mm）

サイズが合わない封筒に無理に詰め込んだり、余計な余白ができすぎたりすると見栄えを損ねるため、必ず用紙サイズに対応した封筒を準備してください。

【図解】退職届封筒の表面・裏面の書き方と「〆マーク」封シールのマナー

封筒への筆記も、本文と同様に黒の油性ボールペンやサインペンを用いて丁寧に行います。

【表面の書き方】
封筒の表面中央に、やや大きめの文字で「退職届」と縦書きします。余計な言葉や飾りは一切不要です。

【退職届封筒裏面の書き方】
裏面の左下の位置に、自分の「所属部署名」と「氏名」を縦書きで明記します。これにより、受領した側が誰からの提出物であるかを一目で判別できるようになります。

【封シールと〆マークのマナー】
手渡しする場合、上司や人事がその場で中身を確認するケースを考慮し、原則として封は糊付けせず、フタ（フラップ）を折るだけで差し支えありません。もし会社規定等で糊付けをする指示がある場合、または中身の脱落が心配で糊付けする場合は、フタを閉じた境目の中央にしっかりと「〆（しめ）」の封字を書き入れます。「×（バツ）」にならないよう注意してください。

【入れ方と折り方】退職届三つ折りの折り方手順と封筒への正しい向き

退職届の用紙は、ビジネス文書の標準である「均等な三つ折り」にして封筒へ収めます。雑な折り目は誠意を損ねるため、定規などを当てて端をきれいに揃えましょう。

【退職届三つ折りの折り方手順】
1. 縦書きの退職届を文字が書かれている面を上にして机に置きます。
2. まず用紙の下側3分の1を、上に向けて正確に折り上げます。
3. 次に用紙の上側3分の1を、下に向けて折り重ねます。
（※用紙の「書き出し部分（右上の退職届の文字）」が内側に隠れる形になります）

【退職届封筒入れ方向き】
封筒を裏返した状態（自分が封筒の裏面を見ている状態）を基準にします。三つ折りにした用紙の「上端（開いたときに書き出しが来る側）」が封筒の開口部の上側、かつ用紙の右端が封筒の右側に来るようにして滑り込ませます。取り出した相手がそのまま広げた際に、スムーズに冒頭から読めるように配慮する向きが正解です。

【手渡し・郵送】退職届を渡すタイミングと郵送時の添え状マナー

書類が完成したら、正しい渡し方とタイミングを押さえて提出します。

退職届手渡しマナータイミングとして、最も適切なのは「事前に直属の上司へアポイントを取り、会議室などの個室で1対1になった際」です。忙しい始業直後やフロアに周囲の社員がいる場所での手渡しは避けます。渡す際は、封筒の正面を相手に向けて両手で差し出し、「これまで大変お世話になりました。退職届をお納めください」と添えて一礼します。

病気療養や会社の指示などで直接手渡しができない場合は郵送を行います。その際は以下の退職届郵送添え状マナーを徹底してください。

・添え状（送付状）の同封：「退職届の送付につきまして」といった挨拶と送付内容を記したA4の添え状を1枚添えます。
・外封筒の準備：白無地の封筒に入れた退職届と添え状を、さらに一回り大きい封筒（角形2号や長形3号など）に入れて郵送します。外封筒には赤字で「親展」と記載します。
・送付方法：確実に受領されたことを確認するため、普通郵便ではなく「簡易書留」や「特定記録郵便」を利用するのが確実です。

【退職届の書き方と封筒】に関するよくある質問（FAQ）

Q1：退職届はパソコン作成・印刷でも問題ありませんか？
A1：法的にはパソコン作成でも有効です。近年は社内フォーマットや退職届テンプレートダウンロードを活用してPC作成するケースも増えています。ただし、署名欄だけは自筆でサインし、押印を添える形が最も信頼性の高い形式とされています。会社の就業規則に手書き指定がないか事前に確認しておくと安心です。

Q2：押印する印鑑は認印で大丈夫ですか？シャチハタは使えますか？
A2：実印である必要はなく、一般的な認印（三文判など）で問題ありません。ただし、インク浸透印であるシャチハタは公的書類や正式文書では不可とされるため、必ず朱肉を使って押す印鑑を使用してください。

Q3：封筒や本文の文字を書き間違えた場合、修正テープを使ってもいいですか？
A3：退職届は重要文書であるため、修正液や修正テープの使用はマナー違反と見なされます。書き損じた場合は二重線や訂正印で済ませず、必ず新しい用紙・封筒に最初から書き直してください。

まとめ：確実なマナーを押さえて円満な退職手続きを

退職届の作成や封筒の準備は、一見すると形式的な手続きに思えるかもしれませんが、最後まで誠意を持って業務を完遂するビジネスパーソンの姿勢が如実に表れる部分です。

用紙のサイズ選び、油性ボールペンによる正確な筆記、美しい三つ折り、そして相手への配慮が行き届いた渡し方。これら一つひとつのマナーを確実に実践することで、会社側と無用なトラブルを起こすことなく、晴れやかな気持ちで次のステージへと進むことができます。チェックリストを整え、万全の準備で手続きを進めていきましょう。 （出典: 退職 届 書き方 封筒（Yahoo!ニュース））